Coordonnateur administratif     

Responsabilités

1. Gérer l’ensemble des ressources humaines et matérielles.
2. Gérer les communications et relations publiques.
3. Agir à titre de personne ressource au poste de notaire représentant.
4. Faire la gestion de dossiers clients.
   

Principales tâches

Gestion

1. Gérer les ressources pour faire le lien entre les employés et la direction.
2. Agir comme personne responsable afin d’appuyer adéquatement l’équipe
   de travail.
3. Mettre en place des procédures d’amélioration de la qualité du travail et des méthodes de travail.
4. Vérifier l’application de certaines mesures se retrouvant dans le manuel
   de l’employé (gestion des absences, heures supplémentaires, etc).
5. Organiser et planifier le recrutement et la banque de cv.
6. Organiser l’accueil, l’intégration de même que les formations des employés.
7. S’assurer du support aux tâches de la réceptionniste en période de pointe (exécution de relieur, copies indexation, etc).
8. Former une équipe de sollicitation téléphonique et de prise de rendez-vous
   et en coordonner les opérations.
9. En collaboration avec la direction, veiller à l’organisation des activités sociales reliées aux employés de même que les événements clients.
10. Planifier et gérer les fournitures et le matériel.
11. Gérer la téléphonie et analyser les besoins du système en place.
12. Maximiser l’utilisation des cellulaires et faire les mises à jour technologiques.
13. Analyser, créer et acheter des articles promotionnels.
14. Coordonner les cadeaux aux clients.  
    
    

Administration

1. Comparer les feuilles de temps par dossier
2. Coordonner les horaires en période de vacations et les vacances.
3. Effectuer le suivi de la formation continue des notaires et les inscrire
   à la Chambre.
4. Mettre en place un système d’archivage électronique et un système de relieur informatique et les procédures s’y rattachant.
5. Préparer les publicités pour le bureau, journaux, brochures corporatives, etc.
6. Analyser les demandes de dons, faire les suivis budgétaires s’y rattachant
7. Assurer un support informatique en l’absence du technicien comptable/informatique.

Objectifs

• S’assurer que les ressources soient supervisées et bénéficient d’un support administratif.
• S’assurer que le travail soit réparti en fonction des priorités.
• S’assurer que l’équipe ait tous les outils et le matériel nécessaires à la réalisation des mandats, contrats, suivis et autres
• S’assurer d’un accueil courtois et rapide des clients se présentant au service ou au téléphone.
• S’assurer d’un environnement de travail propre et accueillant.
• S’assurer de faire les suivis rigoureux pour un bureau efficient et efficace
• S’assurer du respect des politiques et procédures de l’organisation et les faire appliquer.
  
  
  

Profil

• Excellente communication
• Sens de la planification, de l’organisation et d’un suivi rigoureux
• Bonne connaissance de l’informatique
• Souci de la bonne entente et d’une bonne collaboration
• Esprit d’équipe développé
• Courtoisie et entregent
• Flexibilité
• Bonne résistance au stress
• Esprit d’analyse et de synthèse
• Initiative
• Grande autonomie

Apport à l'organisation

• Contribuer à l’amélioration des relations entre employés.
• Contribuer au bon déroulement des activités et à une utilisation optimale
  du temps de travail du personnel administratif.
• Contribuer à l’atteinte des objectifs du groupe et de l’organisation.
• Contribuer à un haut niveau de satisfaction de la clientèle.
  
  
  

Implication

• Véhiculer constamment l’image de professionnalisme et de qualité
  de l’organisation.
• Communiquer harmonieusement avec les différents services.
• Être créatif et proactif dans l’amélioration des processus, des rapports
  de gestion, des méthodes de travail et des relations de travail
• Assister aux réunions de l’organisation où sa participation est requise.
  
  

Faites parvenir votre curriculum vitae avant le 15 septembre à 16 h 30 à: ndube@notarius.net


Cliquez ici pour télécharger le PDF du Rôle-clé - Coordonnateur